Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes auf.

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung für einen Nutzeraccount erheben wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse
• Firmenname
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Registrierungszeitpunkt

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

3.2 Hochgeladene Dokumente

Beim Upload von PDF-Dokumenten werden folgende Daten verarbeitet:

• PDF-Dateien und deren Inhalte
• Metadaten (Dateiname, Upload-Zeitpunkt, Dateigröße)
• Extrahierte Texte und Analysen
• Chat-Verläufe und Q&A-Daten
• Fristen und Kalenderdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

3.3 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unseres Services erfassen wir automatisch folgende Daten:

• Login-Zeitpunkte
• Anzahl hochgeladener Dokumente
• Nutzungsstatistiken (für Ihr Dokumentenlimit)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse zur Betriebssicherheit)

4. Weitergabe von Daten an Dritte

4.1 Supabase (Hosting & Datenbank)

Wir nutzen Supabase für das Hosting und die Datenspeicherung. Supabase verarbeitet Ihre Daten in Rechenzentren in der EU.

Anbieter: Supabase, Inc.
Standort: EU-Rechenzentren (AWS Frankfurt)
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)

Weitere Informationen: https://supabase.com/privacy

4.2 OpenAI (KI-Analyse)

Für die Dokumentenanalyse nutzen wir die API von OpenAI. Dabei werden extrahierte Texte aus Ihren PDF-Dokumenten an OpenAI übermittelt und verarbeitet.

Anbieter: OpenAI, L.L.C.
Standort: USA (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Weitere Informationen: https://openai.com/privacy

5. Cookies und Session-Management

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für folgende Zwecke:

• Session-Cookie: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Login-Session
• CSRF-Token: Zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen

Diese Cookies sind für den Betrieb der Webseite unbedingt erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Speicherdauer: Die Cookies werden nach Ende der Browser-Session gelöscht.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist:

• Nutzerkonto: Bis zur Löschung durch Sie oder uns
• Dokumente: Bis zur manuellen Löschung durch Sie
• Chat-Verläufe: Bis zur manuellen Löschung durch Sie
• Session-Daten: Bis zum Logout oder Ende der Session

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (bcrypt)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierung
• Regelmäßige Backups

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unseres Services anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung finden Sie stets unter dieser URL.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Deutschland:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Website: www.bfdi.bund.de

Für die Schweiz:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Website: www.edoeb.admin.ch